El Archivo Histórico Municipal es motivo de orgullo para todos los asidonenses, es el hecho de haber conservado durante siglos este fondo, que supone un auténtico tesoro de papel, custodiado celosamente en el Ayuntamiento.
Ubicación original
El Archivo Histórico Municipal de Medina Sidonia, se encontraba ubicado originariamente en el edificio del Ayuntamiento, en una estancia que se acondiciona para ello en 1846, año en que se acomete una obra de restauración de la original Casa Capitular.
Esta dependencia destinada al depósito del archivo, es concebida de una forma exenta respecto al resto de la oficinas del edificio, y se encontraba ubicada en la segunda planta, en una sala de 3,5 m. de ancho por 8 m. de largo, con dos puertas opuestas que comunicaban con sendos pasillo.
El interior de este recinto estaba rodeado por un mueble de estanterías realizado en madera de pino, que se extendía desde el suelo hasta el techo, el cual albergaba los legajos, destacando en uno de los laterales una puerta monumental con tres cerraduras simbólicas, donde al parecer se guardaban las Actas Capitulares, consideradas como los documentos más valiosos para el Ayuntamiento.
Descubrimiento del tesoro documental
Sin embargo, tras el zócalo de una de las paredes, se guardaba un arca de madera en cuyo interior resultó estar el verdadero tesoro documental de este Archivo: Privilegios Rodados, Cartas Plomadas y Cartas Ducales entre otros.
Clasificación, ordenación e inventario
En 1987 dentro del Plan de Ordenación de Archivos Municipales puesto en marcha por la Excma. Diputación Provincial, se lleva a cabo la clasificación, ordenación y realización de inventario de los fondos documentales. El trabajo fue realizado por las archiveras Francisca Ruano y Victoria Martín, quedando plasmado en la edición del Inventario del Archivo Municipal de Medina Sidonia, publicado por la Excma. Diputación Provincial de Cádiz en el año 1992.
El resultado de este arduo trabajo, por tanto, no fue otro sino sacar a la luz un importante fondo documental y dejarlo en condiciones óptimas para la investigación, convirtiéndose en un importante instrumento para el estudio de la historia de la etapa bajomedieval, la cual desborda por completo el marco local y se imbrica de lleno en el proceso histórico del reino castellano.
Del mismo modo, se considera uno de los mejores Archivos locales para las épocas moderna y contemporánea, por el volumen y calidad de la documentación existente, así como el óptimo estado de conservación de la misma.
La documentación fue ordenada en base a la clasificación Orgánico Funcional, siendo fiel, con ello al origen de procedencia de la documentación y a su proceso de gestión, quedando sistematizada, no sólo la documentación histórica conservada hasta nuestro días, sino también la que se genere en un futuro.
Secciones del Archivo
La Secciones que componen el Archivo son: Gobierno, Secretaría, Beneficencia, obras y Urbanismo, Servicios, Rentas y Exacciones, Intervención y Depositaría, Elecciones, y Varios.
De todas ellas, cabe destacar la Sección de Gobierno por la serie de Actas Capitulares, conservadas desde 1557, y la amplia gama de Disposiciones Varias que recoge Privilegios Rodados, Cartas Plomadas, Reales Cédulas, Ordenes y las Cartas Dispositivas de los Duques. Del mismo modo, la Sección de Secretaría que recoge series muy completas y donde hay que hacer especial mención a la serie de Catastro y Amillaramiento, dentro de la cual se encuentra completo el Catastro del Marqués de la Ensenada.
Una vez concluida la tarea de clasificación y ordenación se decidió que, por circunstancias varias, el Archivo no se abriera a la investigación en un sentido amplio, ya que la ubicación de este no permitía un acceso cómodo para las consultas y mucho menos constituía un espacio adecuado para el trabajo del investigador. Esta situación se concebía como pasajera ya que estaba previsto el traslado del Archivo a las nuevas dependencias de la Casa anexa al edificio del Ayuntamiento, la cual se empezaba a rehabilitar.
1994: Traslado del archivo a la ubicación actual
En 1994, terminadas las obras de restauración, se comienza el traslado ordenado de parte de la documentación conservada en el Archivo, a las nuevas dependencias preparadas para el depósito de este rico legado documental, y por supuesto para su posible consulta, estudio y difusión.
Tras la ordenación y colocación de la documentación histórica, quedó definitivamente ubicado el Archivo Histórico Municipal, albergando este la documentación más antigua conservada en el fondo documental del municipio, esto es aproximadamente un 45% del total (900 legajos de los 2.000 existentes).
